DSGVO Aufbewahrungsfristen

3 März 2022 Shares

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Von Recycling.com/ 3 März 2022 Shares

DSGVO Aufbewahrungsfristen

DSGVO Aufbewahrungsfristen - IntroIm Unternehmen häufigen sich oftmals eine Menge personenbezogenen Daten, die aus Datenschutzsicht eine entsprechende Rechtsgrundlage benötigen. Daher stellt sich die Frage, wie die DSGVO Aufbewahrungsfristen gehandhabt werden. Wann dürfen Sie Unterlagen vernichten und wie lange müssen Sie diese im Unternehmen aufbewahren?

Erfahren Sie bei Recycling, welche Unterlagen Sie ab dem 01.01.2022 vernichten dürfen und schaffen Sie Platz.


Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?

Kommen wir direkt zur Sache: Prinzipiell gilt die Aufbewahrungsfristen für Personen, die buchführungspflichtig sind.

Gewerbetreibende müssen an dieser Stelle die Rechtsverordnung beachten, die im Steuerrecht und im Handelsrecht geregelt sind. Bei Datenverstößen der DSGVO Aufbewahrungsfristen beträgt der Bußgeldrahmen bis zu 20.000.000 Euro bzw. 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr.

Anders als Gewerbetreibende sind Privatpersonen nicht von den Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht und Handelsrecht betroffen. Dennoch lohnt es sich, einige Unterlagen aufzubewahren.

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DSGVO Aufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten dürfen nur unter den Bedingungen verarbeitet und gespeichert werden, wie dies für den legitimen Zweck nötig ist. – gem. Art. 5 Abs.1 lit. b DSGVO

Entfällt die Zweckbindung, so dürfen Daten nicht verarbeitet werden und es entsteht ein sog. direkter Löschzwang. Darüber hinaus stellen die Aufbewahrungsfristen nun die neue Zweckbindung dar, dass in der AO, dem HGB und anderen Gesetzen vorgegeben sind.

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist Pflicht und über einen bestimmen Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, wenn die letzte Eintragung gemacht wurde.

Darüber hinaus beginnt die Frist bei Geschäftsbriefen am Ende des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres entscheidend.

Tipp: Löschfristen DSGVO Übersicht können Sie aus der Tabelle von pitcom entnehmen.


Aufbewahrung Fahrtenbuch

Fahrtenbücher werden oft in vielen Unternehmen aus steuerlichen Gründen geführt und muss dementsprechend sollte ein Fahrtenbuch für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden, ansonsten kann das zu einer empfindlichen Konsequenz für das Unternehmen führen.

Hier übergibt der Arbeitgeber:in ihren Mitarbeiter:innen einen Firmendienstwagen auch für private Zwecke. Aus diesem Grund muss der Fahrer den privaten Nutzungsanteil versteuern und nachweisen können. Schließlich stellen Privatfahrten einen geldwerten Vorteil dar.

Die Besteuerung kann entweder durch das Fahrtenbuch geführt werden oder alternativ nach der 1 %-Regel erfolgen.

Doch welche Alternative ist die bessere Auswahl? Es ist ratsam, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, welche Faktoren sich auf die Steuerlast auswirken:

  • Endergebnis der gefahrenen Kilometer
  • Abschreibungsdauer
  • Kilometerstand zwischen dem Standort Wohnung und Arbeitsplatz
  • Versicherungs- und Benzinkosten
  • Veranschlagter Lohnsteuersatz

DSGVO Aufbewahrungsfristen - Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist in der Regel meist günstiger als der 1%-Methode. Sollten Sie sich für das Fahrtenbuch entscheiden, dann verlangt das Finanzamt folgende Angaben:

Bezüglich der betrieblichen Fahrten

  • Art der Fahrt: geschäftliche oder private Fahrt?
  • Datum
  • Name des Fahrers
  • Adressangaben: Von wo bis wo erfolgt die Fahrt?
  • Genaue Kilometerstände
  • Zweck der Fahrt

Dabei kann das Fahrtenbuch entweder in handschriftliche Fahrtenbuchform (gebunden und ohne Leerzeilen) oder in elektronische Form erfolgen.

Aufbewahrungsfristen Fahrtenbücher

Die Aufbewahrungsfrist für das Fahrtenbuch erfolgt 10 Jahre, da sie als Nachweis der Betriebsausgaben dienen und muss daher nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.


Was darf ab dem 01.01.2022 vernichtet werden?

Je nach Art der Unterlagen gelten die DSGVO Aufbewahrungsfristen für Unternehmen von 6 oder 10 Jahren. Privatpersonen haben eine 2-Jährige Aufbewahrungspflicht nach § 14 UStG zu beachten.

Aufbewahrungsfristen Unternehmen-Tabelle

10-Jährige

  • Jahresabschlüsse
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Buchungsbelege: Kontoauszüge, Steuerbescheide, Aktennotizen
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • Inventare
  • Kassenberichte

6-Jährige

  • Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Verträge
  • Mahnungen
  • Versicherungspolicen
  • Auftragsbestätigungen
  • Buchführungsprogramm

Beispiel Bilanz Wenn der Jahresabschluss des Jahres 2010 für das Jahr 2011 erstellt und beim Finanzamt eingereicht wurde, gilt die Aufbewahrungsfrist in diesem Fall 10 Jahre. So endet sie mit Ablauf des Kalenderjahres 2021, um genau zu sein am 31. Dezember 2021. Demzufolge können die Unterlagen entsprechend ab dem 01. Januar 2022 vernichtet werden.

Außerdem dürfen die Unterlagen auch nur entsorgt werden, wenn das Finanzamt keine schriftliche Außenprüfung angekündigt hat.


Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Hingegen sind Privatpersonen von Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht bzw. Handelsrecht befreit. Nichtsdestotrotz empfehlen wir Ihnen folgende Unterlagen aufzubewahren:

  • Rechnungen für beispielsweise Handyvertrag, Möbel
  • Kontoauszüge
  • Steuerunterlagen
  • Gehaltsunterlagen
  • Mietverträge
  • Versicherungsunterlagen

Tipp: Bei HSM erhalten Sie eine ausführliche Liste der Aufbewahrungsfristen.


Methoden zur Vernichtung

Sammelt sich der Aktenberg mal an, so verlieren viele Menschen den Überblick. Deshalb können wir Sie vollkommen nachvollziehen. Wir haben Ihnen einige Tipps erfasst, an der Sie sich richten können, um das Aktenchaos bzw. falsche Entsorgung zu vermeiden.

gear-lightdatenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen mit einem Aktenvernichter nach DIN-Norm 66399.

truck-light sachgerechte Entsorgung mit einem zertifizierten Aktenvernichtungsdienst in Ihrer Region. Hierbei liegt eine Auftragsverarbeitung zur Folge, da Daten durch Dritten vernichtet werden.

hand-light fristgerecht vernichten, indem Sie eine Aufbewahrungsliste erstellen: Wann beginnt die Aufbewahrungsfristen und wann enden sie?

Schutzklasse und Sicherheitsstufe: Welche Anforderungen sind zu beachten?


Sollten Sie eine Aktenvernichtung durchführen wollen, dann haben wir für Sie als Gewerbetreibende sowie als Privatperson ein ultimativer Leitfaden erstellt. So kann nichts mehr schieflaufen!

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